Mitarbeitervideos und Datenschutz: Einwilligung, Freigabe, Mitarbeitervertretung

Ein Mitarbeitervideo im Recruiting steht auf tragfähiger Grundlage, wenn die Teilnahme freiwillig ist, die Einwilligung vorliegt und der Widerruf jederzeit möglich bleibt. Wer Beschäftigte in einem Clip zeigt, verarbeitet ihre personenbezogenen Daten. Dazu zählen Bild, Stimme und Name.

Die Rechtsgrundlagen stehen hier mit Paragraf und Quelle, daraus folgen konkrete Schritte. Die Prüfung für Ihre Einrichtung übernehmen Ihre Datenschutzbeauftragte und Ihre Rechtsberatung. Wer das vor dem ersten Clip klärt, vermeidet Streit mit Mitarbeitenden und Gremien.

Sie lesen, wann eine Einwilligung wirksam ist und was das Kunsturhebergesetz verlangt. Es folgen Widerruf, Mitbestimmung und die Besonderheiten kirchlicher Träger. Wie Clips gestaltet werden, erklärt der Ratgeber Recruiting-Video.

Das Wichtigste in Kürze

Fünf Dinge entscheiden, ob ein Mitarbeitervideo datenschutzrechtlich trägt: Freiwilligkeit, Information, Form, Nachweis und Widerruf. Wer sie vor dem Dreh klärt, kann die Clips anschließend veröffentlichen.

• Freiwilligkeit: Die Teilnahme darf keine Nachteile haben. Die Datenschutzkonferenz sieht die Freiwilligkeit bereits entfallen, wenn sich Beschäftigte gedrängt fühlen.
• Form: Nach § 26 Abs. 2 BDSG schriftlich oder elektronisch. Das Bundesarbeitsgericht verlangt für Bildnisse von Arbeitnehmern nach § 22 KUG die Schriftform.
• Widerruf: Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit möglich und so einfach wie die Einwilligung.
• Gremien: Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung beziehen Sie vor dem Start ein.
• Kirchliche Träger: Es gelten das KDG oder das DSG-EKD, mit eigenen Regeln zur Einwilligung.

Was bedeutet Mitarbeitervideo im Datenschutzrecht?

Ein Mitarbeitervideo zeigt Beschäftigte in Bild, Ton oder beidem. Für den Datenschutz ist das eine Verarbeitung personenbezogener Daten, denn Gesicht und Stimme machen eine Person erkennbar (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Als Rechtsgrundlage kommt für Recruiting-Clips die Einwilligung in Betracht. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ist die Verarbeitung zulässig, wenn die Person für bestimmte Zwecke eingewilligt hat. Daneben gilt das Recht am eigenen Bild.

Was bedeutet Mitarbeitervideo im Datenschutzrecht? Ein Mitarbeitervideo ist ein Clip, in dem Beschäftigte eines Arbeitgebers in Bild oder Ton erkennbar sind. Er enthält personenbezogene Daten nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Für die Veröffentlichung braucht der Arbeitgeber die Einwilligung der gezeigten Personen, die freiwillig, informiert und nachweisbar erteilt wird. Zusätzlich verlangt § 22 KUG die Einwilligung für die Verbreitung von Bildnissen.

Wann ist die Einwilligung der Mitarbeitenden wirksam?

Eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis ist nur wirksam, wenn sie freiwillig erfolgt. Die Datenschutzkonferenz hält fest, dass wegen des Über- und Unterordnungsverhältnisses regelmäßig fraglich ist, ob Beschäftigte frei entscheiden. In der Praxis kommt eine Einwilligung vor allem für Zusatzleistungen in Betracht, nicht für Pflichten aus dem Arbeitsvertrag.

Nach § 26 Abs. 2 BDSG zählen die Abhängigkeit der Beschäftigten und die Umstände der Erteilung. Freiwilligkeit kann vorliegen, wenn die Beschäftigten einen Vorteil haben oder beide Seiten gleichgelagerte Interessen verfolgen. Die Tabelle fasst die Voraussetzungen zusammen.

Praxistipp: Fragen Sie Mitarbeitende einzeln und nicht in der Teamsitzung. Wer vor der Gruppe antworten muss, fühlt sich gedrängt. Das gefährdet die Freiwilligkeit und damit die Wirksamkeit der Einwilligung.

Was gilt nach dem Kunsturhebergesetz?

Das Kunsturhebergesetz schützt das Recht am eigenen Bild. Nach § 22 KUG dürfen Bildnisse nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Das Bundesarbeitsgericht entschied am 11. Dezember 2014 (8 AZR 1010/13), dass diese Einwilligung von Arbeitnehmern schriftlich erfolgen muss.

Ausnahmen regelt § 23 KUG. Eine davon betrifft Bilder, auf denen Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen. In einem Mitarbeiterclip steht die Person im Mittelpunkt, diese Ausnahme trägt deshalb nicht. Nach § 23 Abs. 2 KUG gilt sie zudem nicht, wenn ein berechtigtes Interesse der abgebildeten Person verletzt wird.

Das Urteil stammt aus der Zeit vor der DSGVO. Eine schriftliche Erklärung erfüllt die Schriftform nach dem Urteil und die Form nach § 26 Abs. 2 BDSG. Ein Formular kann Datenschutz und Bildrecht gemeinsam abdecken.

Was passiert beim Widerruf?

Mitarbeitende können ihre Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft. Er berührt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf nicht. Auf das Recht müssen Sie vor der Einwilligung hinweisen.

Der Widerruf muss so einfach sein wie die Einwilligung. Wer per Formular einwilligt, muss auch per Mail oder Formular widerrufen können. Nach Art. 17 Abs. 1 lit. b DSGVO löschen Sie die Daten unverzüglich, wenn es keine andere Rechtsgrundlage gibt.

Was das praktisch heißt, legen Sie vorab fest:

• Eine Stelle für den Widerruf: Eine Mailadresse oder eine Ansprechperson, die jeder kennt.
• Entfernen aus allen Kanälen: Karriereseite, Bewerbungsseite und laufende Anzeigen enthalten den Clip nicht mehr.
• Bestätigung an die Person: Teilen Sie schriftlich mit, dass der Clip entfernt ist.
• Regeln für den Austritt: Legen Sie im Formular fest, wie lange ein Clip online bleibt und was beim Ausscheiden geschieht.

Wann müssen Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung beteiligt werden?

Beziehen Sie das Gremium vor dem Start ein, nicht erst vor der Veröffentlichung. Das Betriebsverfassungsgesetz kennt mehrere Anknüpfungspunkte. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei Fragen der Ordnung des Betriebs mit. Das gilt auch für das Verhalten der Arbeitnehmer. Nr. 6 betrifft technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen.

Nach § 75 Abs. 2 BetrVG schützen und fördern Arbeitgeber und Betriebsrat die freie Entfaltung der Persönlichkeit der Beschäftigten. Ob ein Clip-Projekt unter die Mitbestimmung fällt, hängt vom Einzelfall ab. Eine frühe Beteiligung klärt das und schafft Akzeptanz. Für kirchliche Träger und öffentliche Arbeitgeber gelten eigene Regeln:

• Katholische Einrichtungen, Beispiel Bistum Hildesheim: Nach § 36 Abs. 1 Nr. 9 der MAVO des Bistums Hildesheim (Fassung 2018) braucht die Dienststelle die Zustimmung der Mitarbeitervertretung. Das gilt für technische Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung. Maßnahmen innerbetrieblicher Information und Zusammenarbeit nennt § 29 Abs. 1 Nr. 1 als Fall der Mitberatung. Maßgeblich ist die MAVO Ihrer Diözese.
• Katholische Einrichtungen, Datenschutz: Nach § 53 Abs. 4 KDG bleiben die Beteiligungsrechte nach der jeweils geltenden MAVO unberührt.
• Evangelische Einrichtungen: Die Mitarbeitendenvertretung hat nach § 40 lit. k MVG-EKD ein Mitbestimmungsrecht bei Maßnahmen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Nach § 38 Abs. 1 darf eine Maßnahme erst vollzogen werden, wenn die Zustimmung vorliegt.
• Behörden und kommunale Einrichtungen: Laut Datenschutzkonferenz kommt im öffentlichen Bereich eine Einwilligung nur unter engen Voraussetzungen in Betracht, insbesondere wenn Landesgesetze sie vorsehen.

Was gilt bei kirchlichen Trägern zusätzlich?

Kirchliche Träger haben ein eigenes Datenschutzrecht. Katholische Einrichtungen wenden das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz an (KDG, § 3 Abs. 1). Evangelische und diakonische Einrichtungen wenden das EKD-Datenschutzgesetz an (DSG-EKD, § 2 Abs. 1). Beide sehen die Einwilligung vor und erlauben den Widerruf jederzeit (§ 8 Abs. 4 KDG, § 11 Abs. 3 DSG-EKD).

Nach § 8 Abs. 1 KDG muss der Verantwortliche die Einwilligung nachweisen können. Nach Abs. 2 ist die Person auf den Zweck hinzuweisen. Die Einwilligung muss auf freier Entscheidung beruhen, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung (Abs. 4). Nach § 49 Abs. 3 DSG-EKD bedarf die Einwilligung von Beschäftigten der Textform, und die Stelle klärt über Zweck und Widerrufsrecht auf.

Praktisch heißt das: Dieselben Schritte wie oben gelten, ergänzt um die Beteiligung der Mitarbeitervertretung. Die Einordnung für Träger in der Kirche finden Sie unter Recruiting für kirchliche Träger.

Wie läuft die Freigabe in fünf Schritten ab?

Die Schritte ergeben sich aus den Vorschriften oben. Sie gelten für jeden Träger, mit den Ergänzungen für kirchliche und öffentliche Arbeitgeber.

1. Gremien und Datenschutzbeauftragte einbinden

Sprechen Sie vor dem ersten Dreh mit Gremium und Datenschutzbeauftragter. Klären Sie Zweck, Kanäle und Dauer. Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest.

2. Information in Textform geben

Jede Person erhält vorab ein Informationsblatt: Wofür der Clip genutzt wird, wo er erscheint und wie lange. Das Blatt nennt den Widerrufsweg. Dieses Vorgehen entspricht § 26 Abs. 2 BDSG.

3. Einwilligung einholen und ablegen

Die Einwilligung wird schriftlich oder elektronisch erklärt und abgelegt. Je Person und je Zweck liegt eine Erklärung vor. So können Sie sie nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen.

4. Aufnahme und Freigabe durch die Sprechenden

Nach der Aufnahme sehen die Beteiligten ihren Clip. Veröffentlicht wird nur, was die Person selbst freigibt. Wer nicht zufrieden ist, nimmt neu auf oder zieht zurück.

5. Freigabe durch den Träger und Veröffentlichung

Anschließend gibt der Träger den Clip frei. Erst jetzt geht er auf Karriereseite oder in die Kampagne. Notieren Sie Datum und Ort der Veröffentlichung, damit Sie bei einem Widerruf alles entfernen.

Welche Fehler gefährden Rechtmäßigkeit und Akzeptanz?

Eile ist die häufigste Fehlerquelle. Diese fünf Punkte führen am schnellsten zu Streit:

• Einwilligung im Arbeitsvertrag: Wird sie mit anderen Erklärungen vermischt, muss sie nach Art. 7 Abs. 2 DSGVO klar unterscheidbar sein. Ein eigenes Formular schafft Klarheit.
• Abfrage vor der Gruppe: Das gefährdet die Freiwilligkeit. Fragen Sie jede Person einzeln.
• Keine Angabe zum Zweck: Eine Einwilligung gilt für bestimmte Zwecke (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Nennen Sie Kanäle und Dauer.
• Kein Weg für den Widerruf: Er muss so einfach sein wie die Einwilligung. Benennen Sie eine Stelle.
• Gremium zu spät beteiligt: Das führt zu Verzögerung und Misstrauen. Binden Sie es vor dem Start ein.

Praxistipp: Legen Sie einen Ordner an, in dem je Clip Einwilligung, Informationsblatt, Freigabe und Veröffentlichungsdatum liegen. Im Streitfall tragen Sie nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO die Nachweispflicht.

Wie berücksichtigt der TeamPlayer diese Anforderungen?

Beim TeamPlayer gelten diese Regeln im Ablauf. Die Mitwirkung ist freiwillig, veröffentlicht wird nur, was freigegeben ist, und die Einwilligung lässt sich jederzeit widerrufen. Die Clips lassen sich nach Bereichen und Standorten ordnen und auf der Karriereseite einbetten. Im Kundenportal geben Sie Bausteine frei.

Fazit: Klären Sie Einwilligung, Freigabe und Gremium vor dem ersten Dreh

Ein Mitarbeitervideo trägt datenschutzrechtlich, wenn Freiwilligkeit, Information, Form, Nachweis und Widerruf geklärt sind. Binden Sie Datenschutzbeauftragte und Gremium früh ein, und führen Sie für jede Person Einwilligung und Freigabe getrennt. Bei kirchlichen Trägern gelten KDG oder DSG-EKD mit den Beteiligungsrechten Ihrer Mitarbeitervertretung.

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Quellen

• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), § 26 Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html
• Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679), Artikel 4, 6, 7 und 17, Europäische Union, https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/deu
• Kunsturhebergesetz (KUG), §§ 22 und 23, Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/kunsturhg/__22.html
• Urteil vom 11. Dezember 2014, 8 AZR 1010/13 (Einwilligung nach § 22 KUG schriftlich), Bundesarbeitsgericht, https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/8-azr-1010-13/
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 87 Mitbestimmungsrechte, Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 75 Grundsätze für die Behandlung der Betriebsangehörigen, Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__75.html
• Kurzpapier Nr. 14: Beschäftigtendatenschutz, Datenschutzkonferenz (DSK), Stand 24.09.2020, https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_14.pdf
• Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG), §§ 3, 8 und 53, Fassung vom 24. November 2025, Verband der Diözesen Deutschlands, https://www.caritasnet.de/export/sites/dicv/.content/.galleries/downloads/20251124-KDG-und-KDG-DVO-Beschlussfassung-Nov.-2025.pdf
• Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD), §§ 2, 11 und 49, Amtsblatt der EKD Nr. 1/2025, https://kirchenrecht-ekd.de/pdf/57226.pdf
• Mitarbeitervertretungsordnung für das Bistum Hildesheim (MAVO), §§ 29 und 36, Fassung vom 1. Januar 2018, Bistum Hildesheim, https://www.bistum-hildesheim.de/fileadmin/dateien/PDFs/Recht/Arbeitsrecht/mavo-202208.pdf
• Kirchengesetz über die Mitarbeitendenvertretungen in der Evangelischen Kirche in Deutschland (MVG-EKD), §§ 38 und 40, Neufassung vom 20. Januar 2024, Evangelische Kirche in Deutschland, https://www.kirchenrecht-ekd.de/pdf/55612.pdf