Personalgewinnung in der Sozialwirtschaft: Sechs Wege und wann welcher passt

Personalgewinnung in der Sozialwirtschaft gelingt mit mehreren Wegen, nicht mit einem. Jobbörse, Empfehlung, Agentur für Arbeit, Zeitarbeit, Social Recruiting und Karriereseite erreichen unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichem Aufwand. Wer nur einen Weg nutzt, spricht nur eine Gruppe an.

Für Träger in Pflege, Kita und Eingliederungshilfe wird es eng. Die Bundesagentur für Arbeit zählt für 2025 bundesweit 157 Engpassberufe, der Schwerpunkt liegt in den Pflegeberufen. Sie konkurrieren in Ihrer Region mit jedem anderen Träger um dieselben Fachkräfte.

Diese Seite vergleicht die sechs Wege nach Reichweite, Aufwand und Passung, ohne Erfolgsversprechen. Sie richtet sich an Geschäftsführung, Personalleitung und Einrichtungsleitung.

Das Wichtigste in Kürze

Kein einzelner Weg besetzt jede Stelle. Die wirksamste Personalgewinnung verbindet einen Weg für Suchende mit einem Weg für alle anderen. Das gilt für Pflege ebenso wie für Kita und kommunale Arbeitgeber.

• Suchende: Jobbörse und Agentur für Arbeit erreichen Menschen, die jetzt eine Stelle suchen.
• Offene: Die Social-Recruiting-Kampagne erreicht Menschen in Ihrer Region, die nicht suchen, aber offen sind.
• Umfeld: Empfehlungen Ihrer Mitarbeitenden sind der stärkste einzelne Weg, lassen sich aber nicht planen.
• Überbrückung: Zeitarbeit schließt Lücken im Dienstplan, besetzt aber keine Stelle auf Dauer.
• Fundament: Die Karriereseite zeigt allen Wegen, wie Arbeit bei Ihnen aussieht.

Was bedeutet Personalgewinnung?

Der Begriff ist weiter als eine Stellenanzeige. Er beginnt beim ersten Kontakt mit möglichen Bewerberinnen und Bewerbern und endet mit der Einstellung. Was danach kommt, heißt Personalbindung.

Was bedeutet Personalgewinnung? Personalgewinnung umfasst alle Maßnahmen, mit denen ein Arbeitgeber geeignete Menschen für offene Stellen findet und für sich interessiert. Dazu zählen Stellenanzeigen, Empfehlungen, Vermittlung, Zeitarbeit, Anzeigen in sozialen Netzwerken und die eigene Karriereseite. Im Alltag heißt derselbe Ablauf Recruiting. Entscheidend ist, dass mehrere Wege zusammenwirken und jede Stelle ein klares Angebot erhält.

Warum ist Personalgewinnung in der Sozialwirtschaft so schwer?

Der Bedarf wächst, und die Beschäftigten werden älter. Das Statistische Bundesamt rechnet in der Pflege bis 2049 mit einer Lücke von 280.000 bis 690.000 Pflegekräften, je nach Szenario. Laut Bundesagentur für Arbeit scheiden in den nächsten zehn Jahren voraussichtlich rund 389.000 Pflegekräfte aus Altersgründen aus.

Auch im öffentlichen Dienst fehlt Personal. Der dbb beamtenbund und tarifunion beziffert den Bedarf im Juli 2025 auf 600.000 Beschäftigte, darunter 96.400 in Kitas und 108.500 in Kommunalverwaltungen. Der Verband zählt dabei nicht nur offene Stellen, sondern das tatsächlich benötigte Personal. In zehn Jahren scheiden mindestens 1,39 Millionen Beschäftigte aus.

Wer eine Stelle nur ausschreibt, erreicht die Wenigen, die gerade suchen. In der Pflege kommen auf 100 gemeldete Stellen für Pflegefachkräfte rechnerisch nur 57 Arbeitslose. Die Arbeitslosenquote der Pflegefachkräfte lag 2025 bei 1,1 Prozent (Bundesagentur für Arbeit).

Zahl zur Einordnung: Nach der Bundesagentur für Arbeit wird nur rund jede zweite offene Stelle gemeldet. Die Zahl der gemeldeten Pflegestellen sank 2025 das dritte Jahr in Folge. Die Bundesagentur sieht darin auch ein mögliches Zeichen des Fachkräftemangels.

Wann reicht eine Stellenanzeige nicht mehr aus?

Eine Anzeige genügt, solange sich genug Suchende melden. In diesen Lagen brauchen Sie mehr:

• Die Stelle bleibt wochenlang offen: Im Oktober 2024 lag die durchschnittliche Vakanzzeit in der Altenpflege bei 296 Tagen (Bundesregierung, Statistik der Bundesagentur).
• Der Dienstplan trägt nicht: Springer und Zeitarbeit füllen Lücken, aber feste Kolleginnen und Kollegen fehlen weiter.
• Mehrere Standorte suchen: Jeder Standort sucht in seiner eigenen Region, nach denselben Berufen.
• Das Team geht in Ruhestand: Ersatz kommt nicht von allein, besonders in kleinen Einrichtungen.
• Jobbörsen bringen wenig: Ihre Anzeige liegt neben vielen gleich aussehenden und erreicht nur Suchende.

Welche sechs Wege der Personalgewinnung gibt es?

Die Wege schließen sich nicht aus. Jeder erreicht andere Menschen und verlangt anderen Aufwand von Ihnen.

1. Jobbörse

Die Jobbörse erreicht Menschen, die aktiv suchen. Nach der IAB-Stellenerhebung nutzten Betriebe 2025 in 57 Prozent der Fälle Internet-Jobbörsen, in 21 Prozent war dieser Weg entscheidend. Der Aufwand ist gering, die Reichweite endet bei den Suchenden. Ein klares Angebot in der Anzeige entscheidet, ob jemand klickt.

2. Empfehlung

Empfehlungen Ihrer Mitarbeitenden bleiben der wichtigste einzelne Weg. 2025 suchten Betriebe in 48 Prozent der Besetzungen über eigene Beschäftigte oder persönliche Kontakte (IAB). In 27 Prozent der Neueinstellungen war dieser Weg entscheidend. Die Passung ist gut, weil Mitarbeitende beide Seiten kennen.

Planbar ist der Weg nicht, Sie können ihn aber fördern. Wie das geht, zeigt die Seite Mitarbeiter werben Mitarbeiter.

3. Agentur für Arbeit

Die Agentur für Arbeit bringt Stellen und Stellensuchende zusammen. Sie geben Stellenangebote online auf, suchen in der Bewerberbörse nach Profilen und können über den Arbeitgeber-Service einen Vermittlungsauftrag erteilen. Entscheidend ist die Qualifikation. In der Pflegeassistenz kommen 223 Arbeitslose auf 100 gemeldete Stellen, bei examinierten Pflegefachkräften sind es 57.

4. Zeitarbeit

Zeitarbeit überbrückt Engpässe, besetzt aber keine Stelle auf Dauer. 2025 arbeiteten rund 32.000 Menschen in der Pflege in Leiharbeit, knapp 2 Prozent der sozialversicherungspflichtig beschäftigten Pflegekräfte. Den Höchststand markierte 2023 mit fast 43.000 (Bundesagentur für Arbeit).

Rechtlich begrenzt § 1 Abs. 1b AÜG die Überlassung derselben Person an denselben Entleiher auf 18 aufeinander folgende Monate. Ein Tarifvertrag kann davon abweichen. § 8 AÜG verlangt grundsätzlich die gleichen wesentlichen Arbeitsbedingungen einschließlich des Arbeitsentgelts wie bei vergleichbaren Beschäftigten. Die Kosten für Leiharbeit werden in der Pflege seit 2020 regelmäßig nur bis zur Höhe anerkannt, die für direkt Beschäftigte gilt.

5. Social Recruiting

Social Recruiting erreicht Menschen, die auf keiner Jobbörse nach Ihnen suchen. Laut ARD/ZDF-Medienstudie 2025 nutzen 63 Prozent der Menschen ab 14 Jahren mindestens wöchentlich soziale Netzwerke, Instagram 40 Prozent und Facebook 31 Prozent. Nach der EY-Jobstudie 2025 suchen 26 Prozent der Beschäftigten aktiv oder gelegentlich, und 33 Prozent wären an einer Alternative interessiert.

Studie: In der Böckler-Studie „Ich pflege wieder, wenn …“ (2022, 12.684 Befragte) konnten sich gut 60 Prozent der Ausgestiegenen eine Rückkehr vorstellen. Knapp die Hälfte der Teilzeitkräfte wäre bereit, die Stunden aufzustocken. Ob Ihre Anzeige diese Gruppen erreicht, entscheidet das Angebot, etwa ein verbindlicher Dienstplan.

Bei Imployo führt die Anzeige auf eine Bewerbungsseite genau für diese Stelle. Die Kurzbewerbung dauert rund drei Minuten, ohne Lebenslauf und Anschreiben. Die Kampagne läuft rund drei Wochen. Den Ablauf erklärt der Ratgeber Social Recruiting.

6. Karriereseite

Die Karriereseite ist das Fundament für alle anderen Wege. Wer über Jobbörse, Empfehlung oder Anzeige auf Sie aufmerksam wird, schaut zuerst auf Ihre Seite. Betriebe suchten 2025 in 70 Prozent der Fälle über die eigene Homepage, in 20 Prozent war sie entscheidend (IAB).

Eine Karriereseite bündelt Stellen, Standorte und Teams an einem Ort. Wir bauen sie zuerst unverbindlich und ohne Vorkasse, Sie buchen nur, wenn Sie sie wollen.

Welcher Weg erreicht wen, und was verlangt er von Ihnen?

Die Tabelle fasst die sechs Wege nach Reichweite, Aufwand und Passung zusammen.

Nach der IAB-Stellenerhebung waren Online-Portale, eigene Homepage und soziale Medien zusammen 2025 in 52 Prozent der Fälle entscheidend, 2024 in 47 Prozent. Digitale Wege gewinnen also an Gewicht, ersetzen persönliche Kontakte aber nicht.

Wie lange dauert Personalgewinnung?

Rechnen Sie in Monaten, nicht in Tagen. Im Oktober 2024 lag die durchschnittliche Vakanzzeit bei 296 Tagen in der Altenpflege und 269 Tagen in der Gesundheits- und Krankenpflege. Die Bundesregierung nennt Werte aus der Statistik der Bundesagentur für Arbeit.

Eine einzelne Social-Recruiting-Kampagne läuft rund drei Wochen. Davor liegt die Vorbereitung, die von Ihrer Freigabe abhängt, danach die Auswertung mit Ihnen. Wie schnell aus Kontakten Einstellungen werden, entscheidet Ihre Rückmeldung. Melden Sie sich am selben oder am nächsten Werktag.

Wie kombinieren Sie die Wege für Ihre Stelle?

Beginnen Sie mit der Frage, wen Sie suchen. Daraus ergibt sich die Kombination der Wege. Vier typische Lagen:

• Examinierte Pflegefachkraft: Karriereseite als Fundament, Kampagne für Fachkräfte der Region und Empfehlungen aus dem Team. Die Jobbörse ergänzt für Suchende.
• Pflegeassistenz und Helferstelle: Agentur für Arbeit und Jobbörse bieten hier mehr Auswahl, denn auf 100 gemeldete Stellen kommen 223 Arbeitslose.
• Erzieherin oder Erzieher: Eine Bewerbungsseite je Stelle, Anzeigen im Umkreis der Kita und Stimmen aus dem Team auf der Karriereseite.
• Kurzfristige Lücke im Dienstplan: Zeitarbeit oder Springer für die Übergangszeit, parallel die dauerhafte Besetzung über Kampagne und Empfehlung.

Welche Fehler bremsen die Personalgewinnung aus?

Diese fünf Fehler kosten Besetzungen:

• Nur ein Weg: Wer allein auf die Jobbörse setzt, erreicht nur die Suchenden.
• Die Anzeige führt auf die Startseite: Besucher suchen die Stelle selbst und springen ab. Besser ist eine Seite nur für diese Stelle.
• Die Bewerbung ist zu lang: Lebenslauf, Anschreiben und viele Felder schrecken ab. Wenige Fragen zum Antippen reichen für eine erste Einschätzung.
• Die Rückmeldung dauert: Wer sich bewirbt, will wissen, wie es weitergeht.
• Das Angebot bleibt austauschbar: Aufgabenlisten zeigen nicht, wie Arbeit bei Ihnen aussieht.

Praxistipp: Nennen Sie in jeder Anzeige, was im Alltag gilt, etwa Dienstplan, Teamgröße und Standort. Die Hans-Böckler-Stiftung (2022) nennt verbindliche Dienstpläne als zentrale Bedingung für die Rückkehr in die Pflege. Versprechen Sie nur, was Ihr Alltag hält.

Fazit: Kombinieren Sie die Wege und beginnen Sie mit einer Stelle

Verbinden Sie einen Weg für Suchende mit einem Weg für alle anderen. Beginnen Sie mit einer Stelle an einem Standort und einem Angebot, das Sie klar benennen können. Branchenbezogene Hinweise für die Pflege finden Sie unter Recruiting für Pflege.

Klären Sie vorher, wer Bewerbungen beantwortet und wie schnell das geschieht. Eine Karriereseite und eine Social-Recruiting-Kampagne ergänzen Ihre bisherigen Wege. Im Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, welcher Weg bei Ihnen zuerst an der Reihe ist. Erstgespräch vereinbaren

Quellen

• Arbeitsmarktsituation in Pflegeberufen (Stellen, Arbeitslose je 100 Stellen, Zeitarbeit, Altersabgänge), Blickpunkt Arbeitsmarkt, Bundesagentur für Arbeit, Mai 2026, https://statistik.arbeitsagentur.de/DE/Statischer-Content/Statistiken/Themen-im-Fokus/Berufe/Generische-Publikationen/Arbeitsmarktsituation-in-Pflegeberufen.pdf
• Fachkräfteengpassanalyse 2025 (157 Engpassberufe), Bundesagentur für Arbeit, Statistik, 2026, https://statistik.arbeitsagentur.de/DE/Statischer-Content/Statistiken/Themen-im-Fokus/Fachkraeftebedarf/Fachkraefteengpassanalyse/Fachkraefteengpassanalyse.html
• Antwort der Bundesregierung, Drucksache 20/13882 (Vakanzzeit Altenpflege 296 Tage, Krankenpflege 269 Tage, Oktober 2024), Deutscher Bundestag, 2024, https://dserver.bundestag.de/btd/20/138/2013882.pdf
• „Ich pflege wieder, wenn …“: Mindestens 300.000 zusätzliche Pflegekräfte möglich, Hans-Böckler-Stiftung, 2022, https://www.boeckler.de/de/pressemitteilungen-2675-neue-studie-mindestens-300-000-zusatzliche-pflegekrafte-40798.htm
• Pflegevorausberechnung: Bis 2049 werden voraussichtlich mindestens 280 000 zusätzliche Pflegekräfte benötigt, Statistisches Bundesamt (Pressemitteilung Nr. 033), 2024, https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2024/01/PD24_033_23_12.html
• Personalmangel im öffentlichen Dienst (Stand Juli 2025), dbb beamtenbund und tarifunion, 2025, https://www.dbb.de/fileadmin/user_upload/globale_elemente/pdfs/2025/250808_dbb_Personalbedarfe_oeD.pdf
• Online-Medien sind bei der Personalsuche auf dem Vormarsch (IAB-Stellenerhebung 1/2026), Alexander Kubis, IAB-Forum, 8. Juni 2026, https://iab-forum.de/online-medien-sind-bei-der-personalsuche-auf-dem-vormarsch/
• Social Media zwischen Wachstum und Sättigung (ARD/ZDF-Medienstudie 2025), Florian Tippelt, Media Perspektiven 31/2025, https://www.media-perspektiven.de/publikationsarchiv/2025/detailseite-ard-zdf-medienstudie-2025/social-media-zwischen-wachstum-und-saettigung-nutzungsmuster-und-plattformdynamiken-in-deutschland?type=321
• EY-Jobstudie 2025, Pressemitteilung vom 12. September 2025, EY, https://www.ey.com/de_de/newsroom/2025/09/ey-jobstudie-2025-karriere-wechselbereitschaft
• Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, § 1 Abs. 1b (Überlassungshöchstdauer), Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/a_g/__1.html
• Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, § 8 (Gleichstellungsgrundsatz), Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/a_g/__8.html
• Stellenangebote online veröffentlichen, Bundesagentur für Arbeit, https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/arbeitskraefte/stellenangebot-melden