Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Empfehlungsprogramm für Pflege und Sozialwirtschaft

Mitarbeiter werben Mitarbeiter gehört zu den verlässlichsten Wegen, neue Kolleginnen und Kollegen zu finden. Ihre Beschäftigten wissen, wie die Arbeit im Haus aussieht und wer ins Team passt. Eine Empfehlung kommt mit einem Vertrauen an, das keine Anzeige erzeugt.

In Pflege und Sozialwirtschaft sind Fachkräfte knapp. Laut Bundesagentur für Arbeit kommen 2025 auf 100 gemeldete Stellen für examinierte Pflegefachkräfte nur 57 Arbeitslose. Wer Menschen erreichen will, die bereits Arbeit haben, braucht Empfehlungen.

Prämie, Ablauf, Kommunikation und Rechtsfragen legen Sie fest, bevor das Programm startet. Danach tragen eine Karriereseite und eine Social-Recruiting-Kampagne es in die Region.

Das Wichtigste in Kürze

Ein Empfehlungsprogramm funktioniert, wenn Empfehlen einfach ist, die Prämie klar geregelt ist und jede Empfehlung schnell beantwortet wird. Es ersetzt keine Kampagne, es ergänzt sie.

• Wirkung: 2015 kamen 29 Prozent der Neueinstellungen über eigene Mitarbeiter und persönliche Kontakte zustande. Die Erfolgsquote dieses Wegs lag bei 58 Prozent.
• Prämie: Sie wird erst fällig, wenn die empfohlene Person eingestellt ist. Eine Auszahlung in Stufen schützt vor Fehlanreizen.
• Recht: Die Prämie ist ein Bezug aus der Beschäftigung. Die Vertretung der Beschäftigten hat mitzureden, und Daten Dritter verlangen Information nach Artikel 14 DSGVO.
• Ablauf: Die empfohlene Person bewirbt sich selbst über einen Link. Die Kurzbewerbung dauert rund drei Minuten.
• Verstärkung: Karriereseite, TeamPlayer und Kampagne geben dem Programm Material und Reichweite.

Was bedeutet Mitarbeiter werben Mitarbeiter?

Beschäftigte geben offene Stellen an Menschen in ihrem Umfeld weiter. Das Programm dahinter heißt fachsprachlich Mitarbeiterempfehlungsprogramm, im Alltag Empfehlungsprogramm oder Mitarbeiterwerbung.

Was bedeutet Mitarbeiter werben Mitarbeiter? Mitarbeiter werben Mitarbeiter ist ein Programm, in dem Beschäftigte offene Stellen an Menschen in ihrem Umfeld weitergeben. Bewirbt sich die empfohlene Person und wird eingestellt, erhält die empfehlende Person eine vorher festgelegte Prämie. Der Arbeitgeber regelt Teilnahme, Ablauf und Auszahlung schriftlich. Das Programm nutzt das Vertrauen zwischen Kolleginnen und Kollegen und ergänzt Anzeigen, Karriereseite und Kampagnen.

Empfehlungen sind verlässlich, weil die Empfehlenden ihren Ruf einsetzen. Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) erklärt es so: Beschäftigte empfehlen nur, wen sie für geeignet halten. Ein Arbeitgeber vertraut dieser Einschätzung.

Studie: Wie gut Empfehlungen besetzen. Nach der IAB-Stellenerhebung 2015 mit rund 13.000 Betrieben führten Empfehlungen eigener Mitarbeiter und persönliche Kontakte bei 29 Prozent der Neueinstellungen zum Erfolg. Die Erfolgsquote betrug 58 Prozent, bei Internet-Jobbörsen 30 Prozent und bei der eigenen Homepage 22 Prozent. Die Erfolgsquote setzt Besetzungen ins Verhältnis zu den Fällen, in denen der Weg genutzt wurde.

Wann lohnt sich Mitarbeiter werben Mitarbeiter?

Ein Programm lohnt sich, wenn Ihr Team zufrieden ist und Stellen lange offen bleiben. Fünf Situationen sprechen für ein Programm:

• Lange offene Stellen: Gemeldete Stellen blieben 2024 in der Altenpflege im Schnitt 300 Tage offen, in der Krankenpflege 269 Tage. Jede Empfehlung, die zur Einstellung führt, beendet diese Wartezeit.
• Ein Team, das zusammenhält: Pflegefachpersonen ohne Führungsverantwortung bewerten die Zusammenarbeit im Team laut DBfK 2026 eher positiv. Das ist die Grundlage jeder Empfehlung.
• Mehrere Standorte: Jedes Haus benennt eigene Stellen, das Programm gilt für alle Standorte.
• Fachkräfte, die nicht suchen: Auf 100 gemeldete Stellen für Pflegefachkräfte kommen nur 57 Arbeitslose. Wer bereits eine Stelle hat, sucht nicht in Jobbörsen. Ihre Beschäftigten erreichen diese Menschen im privaten Umfeld.
• Kurzfristiger Bedarf: Eine Empfehlung erreicht Menschen direkt, ohne dass eine Anzeige erst gefunden werden muss.

Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit wird nur rund jede zweite offene Stelle gemeldet. Die Nachfrage nach Fachkräften ist damit größer, als die Börsen abbilden. Empfehlungen erreichen Menschen auch dort, wo keine Anzeige steht.

Warnung: Eine Prämie ersetzt keine Wertschätzung. Laut DBfK sind Pflegefachpersonen mit dem Team zufrieden, bewerten aber die Wertschätzung durch den Arbeitgeber und die Arbeitsauslastung kritisch. Wo Wertschätzung fehlt, hilft auch eine Prämie nicht. Klären Sie zuerst, ob Ihre Beschäftigten Ihr Haus gern weiterempfehlen würden.

Wie wird ein Empfehlungsprogramm in fünf Schritten aufgebaut?

Halten Sie die fünf Schritte schriftlich fest, bevor das Programm startet.

1. Stellen und Ziel festlegen

Beginnen Sie mit den Stellen, die am längsten offen sind. Nennen Sie Beruf, Standort und Stellenumfang. Ein Programm für alle Stellen gleichzeitig verwässert die Botschaft.

2. Die Prämie als Logik festlegen

Legen Sie die Prämie nach einer nachvollziehbaren Logik fest. Drei Fragen genügen: Wofür wird gezahlt, wann und in welchen Stufen? Wir empfehlen, die Auszahlung an die bestandene Probezeit zu koppeln. So zahlen Sie für eine Einstellung, die trägt.

Staffeln Sie nach Beruf und Besetzungsschwere und orientieren Sie die Beträge an Ihrer Tarif- und Budgetlage. Schließen Sie Personen aus, die selbst über die Einstellung entscheiden.

3. Rechtliche Punkte klären

Drei Punkte brauchen Klärung, bevor das Programm startet.

• Lohnsteuer: Eine Prämie für eine Empfehlung ist ein Vorteil im Zusammenhang mit der Beschäftigung. Gehälter, Gratifikationen und andere Bezüge und Vorteile für eine Beschäftigung nennt § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 EStG. Stimmen Sie die Abrechnung mit Ihrer Lohnbuchhaltung ab.
• Mitbestimmung: Nach § 87 Absatz 1 Nummer 10 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung mit. Das gilt, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Wo Personalvertretungsrecht oder kirchliches Mitarbeitervertretungsrecht gilt, beteiligen Sie die Vertretung nach deren Regeln.
• Datenschutz: Geben Beschäftigte Namen und Kontaktdaten von Bekannten weiter, erheben Sie Daten nicht bei der Person selbst. Dann müssen Sie die Person nach Artikel 14 DSGVO informieren, spätestens innerhalb eines Monats. Einfacher ist ein Ablauf, in dem sich die empfohlene Person selbst bewirbt.

4. Empfehlen einfach machen

Jede Hürde senkt die Zahl der Empfehlungen. Geben Sie Ihren Beschäftigten einen Link zur Bewerbungsseite der Stelle, den sie weiterleiten können. Die empfohlene Person bewirbt sich in rund drei Minuten, ohne Lebenslauf und Anschreiben.

Lassen Sie in der Bewerbung freiwillig angeben, wer die Stelle empfohlen hat. So ordnen Sie die Prämie später sicher zu.

Machen Sie das Programm dort bekannt, wo Ihre Schichten es sehen. Das sind Teambesprechung, Aushang beim Dienstplan, Intranet und Onboarding. Nennen Sie in jeder Mitteilung die Stelle, den Link und die Auszahlungsregel.

5. Antworten, auszahlen, auswerten

Antworten Sie auf jede Empfehlung am selben oder am nächsten Werktag. Informieren Sie die empfehlende Person über den Stand, aber geben Sie nur weiter, ob es zur Einstellung kam. Zahlen Sie die Prämie so aus, wie Sie es angekündigt haben.

Werten Sie das Programm einmal im Quartal aus: Zahl der Empfehlungen, Zahl der Einstellungen, besetzte Stellen. Daraus erkennen Sie, welche Stellen sich über Empfehlungen besetzen lassen.

Woraus besteht die Investition in ein Empfehlungsprogramm?

Ein Empfehlungsprogramm kostet erst, wenn eine Einstellung gelingt. Bleibt die Stelle leer, entsteht keine Prämie. Diese Posten fallen an, Beträge legen Sie selbst fest.

Die Prämie ist damit der kleinste Teil der Rechnung, den Sie vorher festlegen. Was eine Kampagne kostet, erfahren Sie nach dem Erstgespräch in einem verbindlichen Angebot.

Welche Fehler bremsen ein Empfehlungsprogramm aus?

Ein Programm scheitert nicht an der Idee, sondern an diesen fünf Punkten:

• Teilnahme zu kompliziert: Formulare, Papier und Unterschriften schrecken ab. Ein Link genügt.
• Späte Auszahlung: Wer lange auf die Prämie wartet, empfiehlt kein zweites Mal.
• Keine Rückmeldung: Empfehlende wollen wissen, ob ihre Empfehlung angekommen ist. Antworten Sie schnell.
• Prämie ohne Wertschätzung: Eine Zahlung ersetzt nicht, dass Beschäftigte sich gesehen fühlen.
• Niemand kennt das Programm: Neue Beschäftigte, Teilzeitkräfte und Nachtdienste hören nur davon, wenn Sie es ihnen sagen. Nennen Sie das Programm im Onboarding und in jeder Teambesprechung.

Praxistipp: Erzählen Sie erste Erfolge. Nennen Sie in der nächsten Teambesprechung, welche Stelle über eine Empfehlung besetzt wurde, mit Zustimmung der Beteiligten. Das zeigt, dass das Programm funktioniert, und weckt den Wunsch mitzumachen.

Wie verstärken Karriereseite, TeamPlayer und Kampagne Ihr Programm?

Empfehlungen sind wertvoll, aber nicht planbar. Sie hängen davon ab, wen Ihre Beschäftigten kennen. Drei Bausteine geben dem Programm Rückhalt.

• Karriereseite: Wer eine Empfehlung erhält, sieht sich Ihr Haus an, bevor er sich bewirbt. Die Karriereseite zeigt Stellen, Standorte und Teams auf einer Seite, auch mobil.
• TeamPlayer: Im TeamPlayer erzählen Mitarbeitende freiwillig in kurzen Audio- und Video-Clips von ihrem Alltag. Das erleichtert das Empfehlen, weil Ihre Beschäftigten nicht allein erklären müssen, wie es bei Ihnen ist.
• Kampagne: Die Social-Recruiting-Kampagne erreicht Menschen, die kein Beschäftigter kennt. Sie läuft rund drei Wochen und führt auf eine Bewerbungsseite genau für die Stelle.

Warum Anzeigen in sozialen Netzwerken auch Menschen ohne aktive Suche erreichen, erklärt der Ratgeber Social Recruiting. Wie das Recruiting in Einrichtungen der Pflege insgesamt aufgebaut ist, lesen Sie unter Recruiting für Pflege.

Fazit: Starten Sie mit einer Stelle und einem klaren Ablauf

Mitarbeiter werben Mitarbeiter wirkt, wenn Prämie, Ablauf und Antwortzeit vorher feststehen. Beginnen Sie mit der Stelle, die am längsten offen ist. Binden Sie Ihre Vertretung ein und klären Sie Lohnsteuer und Datenschutz, bevor Sie das Programm ankündigen.

Eine Karriereseite und eine Kampagne ergänzen die Empfehlungen um Reichweite. Sie entscheiden über Inhalte und Freigaben, wir übernehmen Konzeption, Umsetzung und Betreuung.

Im 30-minütigen Erstgespräch klären wir, welche Stelle zuerst an der Reihe ist. Auf Ihre Anfrage antworten wir innerhalb eines Werktags. Erstgespräch vereinbaren

Quellen

• Stellen werden häufig über persönliche Kontakte besetzt (IAB-Kurzbericht 4/2016), Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung, 2016, https://doku.iab.de/kurzber/2016/kb0416.pdf
• Blickpunkt Arbeitsmarkt: Arbeitsmarktsituation in Pflegeberufen, Bundesagentur für Arbeit, Jahresdurchschnitt 2025, https://statistik.arbeitsagentur.de/DE/Statischer-Content/Statistiken/Themen-im-Fokus/Berufe/Generische-Publikationen/Arbeitsmarktsituation-in-Pflegeberufen.pdf
• Fachkräfte in der Alten- und Krankenpflege, Antwort der Bundesregierung (Drucksache 21/2895) mit Daten der Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Deutscher Bundestag, 2025, https://dserver.bundestag.de/btd/21/028/2102895.pdf
• Pflege, wie geht es dir? Umfrage 2026, Deutscher Berufsverband für Pflegeberufe (DBfK), 2026, https://www.dbfk.de/media/docs/newsroom/pressemitteilungen/2026/Pflege-wie-geht-es-dir-2026.pdf
• Einkommensteuergesetz, § 19 Nichtselbständige Arbeit, Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__19.html
• Betriebsverfassungsgesetz, § 87 Mitbestimmungsrechte, Bundesministerium der Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html
• Datenschutz-Grundverordnung, Artikel 14, https://dejure.org/gesetze/DSGVO/14.html