Vakanzkosten: Was eine unbesetzte Stelle in Pflege und Sozialem kostet

Vakanzkosten sind die Kosten, die an jedem Tag entstehen, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt. In Pflege und Sozialwesen bestehen sie vor allem aus Leiharbeit, Mehrarbeit im Team, nicht belegten Plätzen und Ausfällen. Eine feste Zahl für alle gibt es nicht, aber eine Rechenlogik mit belegten Eingangswerten.

Wie lange eine Stelle offen bleibt, hat die Bundesagentur für Arbeit gemessen. Im Oktober 2024 lag die durchschnittliche Vakanzzeit gemeldeter Stellen in der Altenpflege bei 296 Tagen, in der Krankenpflege bei 269 Tagen. Jeder dieser Tage kostet.

Vier Posten, belegte Eingangswerte und ein Rechenweg machen die Summe greifbar. Beträge nennen wir nur dort, wo eine Behörde oder ein Verband sie veröffentlicht hat.

Das Wichtigste in Kürze

Vakanzkosten rechnen Sie je Stelle, je Tag und je Posten. Die Summe fällt in jeder Einrichtung anders aus, die Bausteine sind überall dieselben.

• Vier Posten: Vertretung durch Leiharbeit, Mehrarbeit im Team, Erlösausfall durch nicht belegte Plätze und Ausfälle von Mitarbeitenden.
• Eingangswert Zeit: 296 Tage Vakanzzeit in der Altenpflege, 269 Tage in der Krankenpflege (Bundesagentur für Arbeit, Oktober 2024).
• Eingangswert Leiharbeit: In Krankenhäusern lagen die Personalkosten für Leiharbeitskräfte 2022 im Mittel 92 Prozent über denen vergleichbarer Festangestellter.
• Ausfälle: Beschäftigte in der Altenpflege waren 2024 im Schnitt 38,7 Tage arbeitsunfähig, alle Beschäftigten 22,3 Tage.
• Handlungsspielraum: Jede Woche kürzere Vakanz senkt jeden Posten gleichzeitig.

Woraus setzen sich Vakanzkosten zusammen?

Vier Posten bilden die Vakanzkosten, jeder mit eigenen Einflussfaktoren. Die belegten Werte folgen unter der Tabelle.

Vertretung ist der Posten mit dem besten Beleg. Laut Bundesrat-Antrag des Freistaates Bayern (Drucksache 214/23) setzten 2022 deutschlandweit 65 Prozent der Krankenhäuser Leih- oder Zeitarbeitskräfte im Pflegedienst ein. Die Personalkosten lagen im Mittel 92 Prozent über denen vergleichbarer Festangestellter (DKI Krankenhaus-Pool 2022). Der Wert stammt aus Krankenhäusern, für Pflegeheime nennen wir keinen.

Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt die Refinanzierung. Seit 2020 werden die Kosten für Leiharbeit regelmäßig nur bis zur Höhe anerkannt, die auch für eigene Beschäftigte gilt. Vermittlungsentgelte werden bei der Finanzierung nicht berücksichtigt. Jeden Aufschlag trägt die Einrichtung.

Der Belegungsausfall ist der unsichtbare Posten. Nach dem BWKG-Indikator 1/2024 können in Baden-Württemberg aus Sicht der Träger mindestens zehn Prozent der Pflegeplätze allein wegen Personalmangels nicht belegt werden. 87,8 Prozent der befragten Geschäftsführungen nennen die Besetzung von Stellen für Pflegefachkräfte schwierig oder eher schwierig.

Ausfälle im Team kosten zusätzlich. Der BKK Dachverband meldet für die Altenpflege 38,7 Arbeitsunfähigkeitstage je Person im Jahr 2024, bei allen Beschäftigten 22,3 Tage. Psychische Erkrankungen machen 8,0 Tage aus, Muskel-Skelett-Erkrankungen 9,1 Tage.

Definition Cost of Vacancy: Vakanzkosten, englisch Cost of Vacancy, beschreiben den wirtschaftlichen Schaden einer unbesetzten Stelle je Zeiteinheit. Sie umfassen Mehrkosten für Vertretung und Mehrarbeit, entgangene Erlöse und Folgekosten durch Ausfälle. Gezahlte Rechnungen erfassen nur einen Teil davon.

Welche Faktoren bewegen die Vakanzkosten?

Fünf Faktoren bestimmen die Höhe. Sie kennen alle aus Ihrer Einrichtung.

• Vakanzzeit: Je länger die Stelle offen bleibt, desto öfter wiederholen sich alle Posten.
• Qualifikation und Entgelt: Fachkräfte in Pflegeberufen verdienten 2024 im Median 4.275 Euro brutto im Monat, Helferinnen und Helfer 3.215 Euro (Vollzeit, Bundesagentur für Arbeit).
• Einrichtungsart: Krankenhaus, stationäre Pflege und ambulanter Dienst haben andere Vertretungs- und Erlöslogiken.
• Art der Vertretung: Springerpools werden nach der Bundesagentur für Arbeit regelhaft finanziert, Leiharbeit nur bis zur Höhe der Stammkraft.
• Teamgröße: In kleinen Teams trifft jede offene Stelle jeden Dienstplan.

Wie rechnen Sie Ihre Vakanzkosten?

Rechnen Sie je Posten und je Tag, dann addieren Sie. In fünf Schritten:

1. Vakanztage zählen: vom Freiwerden der Stelle bis zum ersten Arbeitstag der Nachfolge. Vergleichen Sie mit den 296 und 269 Tagen der Bundesagentur.
2. Vertretung ansetzen: Kosten der Vertretung minus Kosten der Stammkraft für denselben Dienst, mal Einsatztage.
3. Mehrarbeit ansetzen: Stunden der Teammitglieder mal Zuschlag oder Wert des Freizeitausgleichs.
4. Erlösausfall ansetzen: nicht belegte Plätze oder nicht erbrachte Leistungen mal Erlös je Platz oder Leistung.
5. Ausfälle ansetzen: zusätzliche Krankheitstage im Team mal Tageskosten einer Fachkraft.

Beispielrechnung: Pflegefachkräfte in Krankenhäusern verdienen im Mittel 4.409 Euro brutto im Monat (Bundesagentur für Arbeit, 2024). Mit dem Aufschlag von 92 Prozent für Leiharbeit in Krankenhäusern (DKI Krankenhaus-Pool 2022) ergeben sich rechnerisch rund 4.050 Euro Mehrkosten je Vertretungsmonat. Das ist eine eigene Berechnung auf Basis des Bruttoentgelts ohne Arbeitgeberanteile, 4.409 Euro mal 0,92. Setzen Sie Ihre Vertragswerte ein.

Was kostet es, nichts zu tun?

Jeder Monat ohne Besetzung wiederholt alle vier Posten. Bei 296 Tagen Vakanzzeit in der Altenpflege sind das knapp zehn Monate.

Eine Wirkung zeigt keine Rechnung: die Auslastung des Teams. In der DBfK-Umfrage 2026 sind 44 Prozent der Befragten ohne Führungsverantwortung mit ihrer Arbeitsauslastung unzufrieden.

Zahl zur Einordnung: Die Bundesagentur für Arbeit gibt an, dass nur rund jede zweite offene Stelle bei ihr gemeldet wird. Die Vakanzzeiten gelten für gemeldete Stellen. Sie zeigen die Größenordnung und ersetzen keine Rechnung für Ihre Einrichtung.

Wie bekommen Sie ein verbindliches Angebot?

Eine kürzere Vakanz erreichen Sie über Sichtbarkeit und einen schnellen Bewerbungsweg. Welche Wege es gibt, vergleicht der Ratgeber Pflegekräfte finden. Warum der Mangel besteht, steht unter Fachkräftemangel in der Pflege.

Das Angebot von Imployo entsteht in drei Schritten:

1. Erstgespräch: 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Wir klären, welche Stellen offen sind und seit wann.
2. Angebot: Sie erhalten ein verbindliches Angebot. Preise nennen wir auf Anfrage.
3. Entscheidung: Sie entscheiden nach dem Angebot. Die Karriereseite bauen wir zuerst unverbindlich und ohne Vorkasse, Sie buchen nur, wenn Sie sie wollen.

Wie sich die Investition zusammensetzt, steht unter Kosten für Social Recruiting.

Fazit: Rechnen Sie, bevor die nächste Stelle offen bleibt

Vakanzkosten sind real, auch wenn keine Rechnung dafür eintrifft. Sie bestehen aus Vertretung, Mehrarbeit, Erlösausfall und Ausfällen im Team. Die Vakanzzeit der Bundesagentur für Arbeit zeigt, wie viele Tage dafür anfallen.

Nehmen Sie eine Stelle und rechnen Sie sie mit Ihren Werten durch. Danach vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Angebot für eine Social-Recruiting-Kampagne. Wie Imployo Pflege und Altenhilfe unterstützt, steht auf der Seite Recruiting für Pflege. Die Antwort auf Ihre Anfrage kommt innerhalb eines Werktags. Erstgespräch vereinbaren

Quellen

• Blickpunkt Arbeitsmarkt: Arbeitsmarktsituation in Pflegeberufen (Entgelte 2024, Zeitarbeit, Refinanzierung), Bundesagentur für Arbeit, Mai 2026, https://statistik.arbeitsagentur.de/DE/Statischer-Content/Statistiken/Themen-im-Fokus/Berufe/Generische-Publikationen/Arbeitsmarktsituation-in-Pflegeberufen.pdf
• Antwort der Bundesregierung, Drucksache 20/13882 (Vakanzzeit Altenpflege 296 Tage, Krankenpflege 269 Tage, Oktober 2024; Quelle: Statistik der Bundesagentur für Arbeit), Deutscher Bundestag, 2024, https://dserver.bundestag.de/btd/20/138/2013882.pdf
• Entschließung des Bundesrates „Eindämmung der Leiharbeit in der Pflege“, Antrag des Freistaates Bayern, Bundesrat Drucksache 214/23 (Quelle der Zahlen: DKI Krankenhaus-Pool 2022), 2023, https://dserver.bundestag.de/brd/2023/0214-23.pdf
• BWKG-Indikator 1/2024 für Pflegeeinrichtungen, Pressemitteilung der Baden-Württembergischen Krankenhausgesellschaft, 15. August 2024, https://www.bwkg.de/media/10-Aktuelles/PM2024-08-15_PFLEGE_Indikator_1_2024.pdf
• Internationaler Tag der Pflege: Starke Pflegekräfte retten Leben, Pressemitteilung des BKK Dachverbands, 12. Mai 2026, https://www.bkk-dachverband.de/presse/pressemitteilungen/pressemitteilung/internationaler-tag-der-pflege-starke-pflegekraefte-retten-leben-aber-wer-rettet-sie
• Pflege, wie geht es dir? Umfrage 2026, Deutscher Berufsverband für Pflegeberufe (DBfK), 2026, https://www.dbfk.de/media/docs/newsroom/pressemitteilungen/2026/Pflege-wie-geht-es-dir-2026.pdf